Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają na podlegające im podmioty obowiązek przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji, czyli szczegółowego spisu, który pozwala określić rzeczywisty stan i wartość majątku przedsiębiorstwa. Termin zakończenia inwentaryzacji w odniesieniu do niektórych składników aktywów mija 15 stycznia 2023 r., z możliwością podjęcia określonych działań już od października 2022 r.

Kto przeprowadza inwentaryzację?

Okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów to jeden z kluczowych elementów rachunkowości.

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji spoczywa przede wszystkim na firmach świadczących usługi produkcyjne i handlowe, jednakże w określonych przypadkach może dotyczyć także działalności usługowych.

Jaki jest cel przeprowadzania inwentaryzacji?

Inwentaryzację przeprowadza się w celu określenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Pozwala ona na ustalenie poprawności zapisów w księgach ze stanem rzeczywistym oraz zidentyfikowanie przyczyn występowania ewentualnych różnic. Dzięki inwentaryzacji możliwe jest także dokonanie oceny przydatności środków trwałych, czy wykrycie lub zapobieganie  nieprawidłowościom w postaci m.in. posiadania nadmiernej ilości pewnych towarów.

Czego dotyczy inwentaryzacja i jakie są metody jej przeprowadzania?

Inwentaryzacja, zgodnie z treścią art. 26 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, obejmuje w szczególności:

1. Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych) i papiery wartościowe w postaci materialnej.

Inwentaryzacja przeprowadzana jest drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

2. Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej.

Inwentaryzacja przeprowadzana jest drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

3. Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości.

Inwentaryzacja przeprowadzana jest drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

4. Składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania.

Inwentaryzacja przeprowadzana jest drogą spisu z natury. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji

Inwentaryzację składników, o których mowa powyżej, przeprowadza się, co do zasady, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, jeszcze przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Jest to podstawowy termin przeprowadzania inwentaryzacji, obowiązujący jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Termin inwentaryzacji zostanie jednak dotrzymany także wtedy, gdy inwentaryzacja składników aktywów (z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4) rozpoczęła się nie wcześniej niż na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego (październik), a zakończyła nie później niż 15 dnia następnego roku – wskazuje na to art. 26 ust. 3 pkt 1.

Przepis ten określa ponadto, z jaką częstotliwością należy poddawać inwentaryzacji określone składniki. Nie we wszystkich przypadkach spis musi odbywać się corocznie. Przykładowo, inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można przeprowadzać raz w ciągu 2 lat (art. 26 ust. 3 pkt 2). Częstotliwość inwentaryzacji nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie będzie z kolei dotrzymana, gdy spis przeprowadzono raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3).

Kiedy można odstąpić od przeprowadzania inwentaryzacji?

Przepisy ustawy o rachunkowości przewidują również dwie sytuacje, w których możliwe będzie odstąpienie od przeprowadzania inwentaryzacji. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z tego zwolnienia w przypadku:

• połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych (odstąpienie przez strony od inwentaryzacji musi nastąpić w drodze umowy pisemnej),
• zawieszenia działalności, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3b jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.

Obowiązek dokumentowania inwentaryzacji

Inwentaryzacja, ze względu na informacje i wyniki, jakich dostarcza, musi zostać odpowiednio udokumentowana i powiązana z zapisami ksiąg rachunkowych, na co wskazuje art. 27 ust. 1.

Wszelkie różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych (zarówno niedobory, jak i nadwyżki) należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Różnice o znaczącej wysokości

Zgodnie z treścią art. 54 ust. 3, jeżeli na skutek błędu popełnionego w latach poprzednich, który został stwierdzony w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata ubiegłe za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1, kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”. Taka sytuacja będzie mieć miejsce, jeśli nadwyżka lub niedobór wykazane podczas inwentaryzacji mają istotną wartość i znacząco wpływają na wynik finansowy przedsiębiorstwa z lat poprzednich.