Wykupywanie przez pracodawców dodatkowych ubezpieczeń grupowych, którymi objęci zostają następnie pracownicy, to częsta praktyka w wielu zakładach pracy. Przedsiębiorcy decydują się na taki ruch przede wszystkim ze względu na potrzebę lub konieczność zapewnienia swoim podopiecznym poczucia większego bezpieczeństwa. Nierzadko przyczyniają się tym samym do kształtowania pozytywnego wizerunku swojej firmy na rynku i wzrostu jej atrakcyjności dla potencjalnych kandydatów podczas prowadzonej rekrutacji. W związku z ubezpieczeniami pracowników pojawia się jednak pytanie, czy mogą stanowić one koszt dla pracodawcy?

Należy przypomnieć, że zgodnie z podstawową zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i art. 23 ustawy o PIT.

W odniesieniu do wydatków ponoszonych na ubezpieczenie pracowników, którzy, jak powszechnie wiadomo, nie pozostają bez wpływu na przychody firmy, należałoby uznać zatem, że ich ubezpieczenie będzie dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu. W praktyce jednak, zarówno ustawa o CIT, jak i o PIT uregulowały tę kwestię nieco inaczej. Wydatki związane z ubezpieczeniami znalazły się bowiem w art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy o PIT, czyli w katalogach zawierających wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów. Nie oznacza to jednak, że wyłączeniu podlegają wszystkie z możliwych umów ubezpieczeniowych.

Wydatki na ubezpieczenie pracownika w ustawie o CIT i PIT

Zgodnie z treścią tych przepisów, która pozostaje tożsama, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników, z wyjątkiem umów dotyczących ryzyka, o którym mowa w dziale I w grupach 1, 3 i 5 oraz w dziale II w grupach 1 i 2 załącznika do ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca i umowa ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza:

1. a) wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
2. b) możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
3. c) wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Wydatki na ubezpieczenie pracownika, które mogą być kosztem pracodawcy

Z powyższego wynika zatem, że w pewnych sytuacjach, po spełnieniu określonych przesłanek, pracodawca ma prawo zaklasyfikować wydatki na ubezpieczenie pracownika jako swój koszt. Będzie mieć to miejsce w odniesieniu do umów dotyczących ryzyka wyszczególnionych w:

dziale I: Ubezpieczenia na życie

• w grupie 1 (ubezpieczenia na życie),
• w grupie 3 (ubezpieczenia na życie, jeżeli są związane z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym, a także ubezpieczenia na życie, w których świadczenie zakładu ubezpieczeń jest ustalane w oparciu o określone indeksy lub inne wartości bazowe),
• w grupie 5 (ubezpieczenia wypadkowe i chorobowe, jeżeli są uzupełnieniem ubezpieczeń wymienionych w grupach 1-4).

oraz

w dziale II: Pozostałe ubezpieczenia osobowe oraz ubezpieczenia majątkowe

• w grupie 1 (ubezpieczenia wypadku, w tym wypadku przy pracy i choroby zawodowej: świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się, połączone świadczenia, o których mowa w pkt 1 i 2, przewóz osób),
• grupie 2 (ubezpieczenia choroby: świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się, świadczenia kombinowane)

– załącznika do ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.

Powyższe przepisy przewidują ponadto dodatkowe warunki, które muszą zostać spełnione, aby wydatek związany z umową ubezpieczenia pracownika został uznany za koszt pracodawcy. Po pierwsze, nie może być on uprawnionym do otrzymania świadczenia z takiej polisy. Po drugie, umowa ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, powinna wykluczać: wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy, możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy, wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Kosztem dla pracodawcy będą zatem przykładowo wydatki związane z polisą NNW, ubezpieczeniem na życie, ubezpieczeniem wypadkowym i chorobowym. W katalogu wyłączeń znajdą się natomiast m.in. szeroko rozumiane ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (m.in. interpretacja KIS z 3.12.2021 r., 0111-KDIB2-1.4010.435.2021.1.AP), które zostały uregulowane w dziale II, grupie 10 – 13, czy ubezpieczenia szkód, obejmujące szkody rzeczowe, spowodowane przez żywioły takie jak ogień, burza, wskazane w dziale II, grupie 8.

Zgodnie z ogólną zasadą darowizny, niezależnie od tego, na jaką instytucję zostały przekazane, nie  mogą być kosztem uzyskania przychodu, z wyjątkiem produktów spożywczych przekazywanych na rzecz organizacji pożytku publicznego. Specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy z dnia 12 marca 2022 r. jako pierwsza uregulowała jednak tę kwestię odmiennie. Jaką pomoc możemy w takim razie ująć w kosztach i kto może to zrobić?

Jaka pomoc może zostać uznana za koszt?

Zgodnie z treścią dodanych do ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 52zf-52zi, kosztem uzyskania przychodów są:

1. koszty wytworzenia lub
2. cena nabycia rzeczy lub praw

będących przedmiotem darowizn przekazanych w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. do dnia 31 grudnia 2022 r. na cele związane z przeciwdziałaniem skutkom działań wojennych na terytorium Ukrainy, o ile koszty wytworzenia lub cena nabycia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, w tym poprzez odpisy amortyzacyjne.

Dodatkowo, kosztem uzyskania przychodów są również koszty poniesione z tytułu nieodpłatnego świadczenia, którego celem jest przeciwdziałanie skutkom działań wojennych na terytorium Ukrainy, realizowanego w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. do dnia 31 grudnia 2022 r., o ile nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, w tym poprzez odpisy amortyzacyjne.

Aby móc zatem uwzględnić daną darowiznę w kosztach, powinna zostać ona przekazana od dnia 24 lutego br. do dnia 31 grudnia br. na cele związane z przeciwdziałaniem skutkom wojennym na terytorium Ukrainy. Co ważne, tak przekazane darowizny mogą być kosztem zarówno dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i podatku dochodowego od osób prawnych. Wyjątek dotyczy opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, ponieważ ta forma opodatkowania nie uwzględnia kosztów uzyskania przychodu, również w omawianej sytuacji. Tacy podatnicy mogą jednak odliczyć określone darowizny w zeznaniu rocznym. Dotyczy to darowizn przekazanych na cele organizacji pożytku publicznego, o których mowa w art. 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, podmiotom wskazanym w art. 3 ust. 2 i 3.

Komu należy przekazać darowiznę?

Aby móc ująć daną darowiznę w kosztach prowadzenia działalności, musi zostać ona przekazana wyłącznie określonym w ustawie podmiotom. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, darowizny, o których mowa powyżej, powinno przekazać się:

1. organizacjom, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub równoważnym organizacjom określonym w przepisach regulujących działalność pożytku publicznego obowiązujących na terytorium Ukrainy (m.in. organizacje pozarządowe, stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, spółdzielnie socjalne);
2. jednostkom samorządu terytorialnego;
3. Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych;
4. podmiotom wykonującym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub na terytorium Ukrainy działalność leczniczą lub działalność z zakresu ratownictwa medycznego.

Darowizna przekazana innym podmiotom nie będzie podlegać pod przepisy ustawy, a co się z tym wiąże – móc zostać potraktowana jako koszt uzyskania przychodu. Jeżeli więc zakupiliśmy przykładowo  artykuły spożywcze i przekazaliśmy je bezpośrednio obywatelowi Ukrainy (który nie znalazł się na powyższej liście czterech uprawnionych jednostek), nasza darowizna nie będzie naszym kosztem uzyskania przychodu.  

Darowizna wyłącznie udokumentowana

Chcąc uwzględnić przekazywaną pomoc w kosztach uzyskania przychodu, należy również pamiętać, aby dokładnie udokumentować taki wydatek. W tym jednak przypadku nie wystarczy sam paragon, czy faktura poświadczające zakup określonej grupy przedmiotów. Najważniejszym dowodem jest w takiej sytuacji dokument potwierdzający, że nabyte przez nas rzeczy zostały faktycznie przekazane na określony w ustawie cel, a ponadto uprawnionym do tego podmiotom. Warto zadbać dlatego o sporządzenie odpowiedniej umowy lub protokołu, z których będzie wynikać, jakie przedmioty przekazaliśmy w ramach darowizny, w jakim celu, kiedy oraz komu. Tak skompletowaną dokumentację należy następnie dostarczyć swojemu biuru rachunkowemu.