Współcześni przedsiębiorcy codziennie borykają się z tematem jakim są koszty reprezentacji i reklamy. Problem wynika z faktu, iż nie zawsze Urząd Skarbowy podziela zdanie przedsiębiorców co do zakwalifikowania wcześniej wspomnianych kosztów do kosztów uzyskania przychodów. O ile sprawa z kosztami reklamy jest w większym stopniu uregulowana to w przypadku kosztów poniesionych na reprezentację w dalszym ciągu temat podlega dyskusji.

Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Oczywiście istnieje lista, zgodnie z którą pewnych działań nie można w żaden sposób ująć w kosztach, a są nimi wszelkie wydatki podjęte na reprezentację danej działalności.
Głównym problemem dla przedsiębiorców jest rozróżnienie tych dwóch działań. Ustawodawstwo nie pomaga nam w tej kwestii, gdyż żadna ustawa nie reguluje słowa „reklama”, czy też „reprezentacja”. Sprawa reklamy generalnie nie sprawia nikomu problemu, gdyż jej celem jest przede wszystkim marketing. Takie działania mają zachęcić konsumenta do zakupów, co w prosty sposób można połączyć z kosztami uzyskania przychodu. Reprezentacja niestety nie zawsze wykazuje bezpośredni związek z przyszłym uzyskaniem przychodu. Wiąże się ona z nieco innym ukierunkowaniem, gdyż jej zadaniem jest wywarcie na kliencie jak najlepszego wrażenia. W ten sposób przedsiębiorcy pracują nad swoją reputacją, marką, czy też PR-em.

Bardzo często przedsiębiorcy biorąc dokumenty zakupu nie zastanawiają się, czy w późniejszym czasie będą w stanie udowodnić, iż dany wydatek został poniesiony na cele działalności bieżącej. Księgowi zatem starają się uświadamiać swoich klientów, aby każda faktura, która związana jest z reklamą lub reprezentacją była przemyślana.

Jak wcześniej wspomniałam koszty reklamy generalnie nie potrzebują dłuższego namysłu. Nie ma problemu z zakupami różnych przedmiotów, które są przeznaczone na cele reklamy. Aby nie było wątpliwości co do uzasadnienia w późniejszym czasie przed fiskusem, czy poniesiony koszt przyczynił się do uzyskania przychodu, warto zadbać np. o pojawienie się loga firmy na takich przedmiotach. Wówczas sytuacja jest jasna. Jeżeli nie zadbalibyśmy o taki drobny szczegół, w późniejszym czasie mogłoby się okazać, że nie słusznie zakwalifikowaliśmy dany zakup do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów reklamy możemy także zaliczyć publiczne reklamy (radiowe, telewizyjne, internetowe), udziały w różnych eventach, które mają oczywiście na celu marketing, czyli popularyzowanie swojej marki wśród otoczenia.

Koszty reprezentacji wymagają większej uwagi, gdyż ustawa o podatku dochodowym wyklucza je z kosztów uzyskania przychodów. Obecnie istnieje bardzo dużo interpretacji dotyczących kosztów poniesionych na cele reprezentacji. Sprawą jasną jest, iż wydatki poniesione na usługi gastronomiczne oraz artykuły spożywcze należy zaliczyć do kosztów reprezentacji, a nie reklamy. Jednak uważać trzeba na pewne okoliczności z tym związane. Przykładowo, gdy podczas obiadu z kontrahentem pojawi się alkohol, nie będzie można takiego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Również do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczymy kosztów poniesionych na różne części garderoby przedstawicieli przedsiębiorstwa, którzy uczestniczą w spotkaniach reprezentacyjnych. Fiskus często broni się w swoich uzasadnieniach faktem, iż taka odzież biurowa może służyć nie tylko dla celów służbowych, ale także prywatnych. W ten sposób przejawia się brak wiedzy przedsiębiorcy w zakresie przedmiotu fakturowania.

Kolejnym przykładem, który nie zawsze zaliczyć można do kosztów uzyskania przychodów to wydatek poniesiony na nocleg. Przedstawiciel firmy, który bierze dokument stwierdzający koszt na tę usługę powinien udokumentować fakt, iż ta czynność była związana z działalnością przedsiębiorstwa. Trzeba udowodnić Urzędowi Skarbowemu, że ten wydatek nie został poniesiony w celach prywatnych, w innym wypadku nie będzie możliwości uwzględnienia tego w kosztach uzyskania przychodu.

Kwestia odliczenia podatku VAT wygląda następująco. W przypadku kosztów poniesionych na reklamę podatek VAT podlega odliczeniu, natomiast w przypadku wydatków poniesionych na cele reprezentacji podatek od towarów i usług odliczeniu nie podlega.
Podsumowując nie ma konkretnego podziału na koszty reklamy oraz koszty reprezentacji. Klasyfikacji poszczególnych wydatków dokonuje sam przedsiębiorca. Należy jednak zachować szczególną ostrożność oraz zdrowy rozsądek, który będzie kładł nacisk przede wszystkim na cel podjęcia danych kosztów, gdyż w późniejszym czasie może on wiązać się z uzasadnieniem przed Urzędem Skarbowym.

 

Autor: Kornelia Kiełtyka