To pytanie, które będą musiały zadać sobie osoby decydujące się na prowadzenie działalności jednoosobowej lub w formie spółki. Na czym polega księgowość pełna i uproszczona? Jakie występują między nimi różnice? W jakich przypadkach możemy zdecydować się na jedną bądź drugą?

Księgowość uproszczona

Księgowość uproszczona polega na ewidencjonowaniu jedynie podstawowych danych finansowych na prostych zasadach. Właśnie dlatego dużo osób decyduje się, aby prowadzić ją samodzielnie.

Prowadzenie księgowości w formie uproszczonej w większości przypadków nie wymaga specjalistycznej wiedzy, a czynność tę może dodatkowo ułatwić nam skorzystanie z jednego z dedykowanych programów.

Dla kogo?

Na księgowość uproszczoną mogą zdecydować się:

• Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą,
• Spółki jawne, cywilne osób fizycznych, partnerskie

– pod warunkiem, że ich przychód netto w danym roku nie przekroczy kwoty 2 000 000 euro. Na 2021 r. po przeliczeniu jest to 9 030 600 zł.

Jeżeli w jakimkolwiek momencie w roku przychód ten przekroczy powyższą kwotę, taki przedsiębiorca lub spółka będą musieli przejść na księgowość pełną.

Powyższe podmioty mogą również dobrowolnie wybrać pełną księgowość, jednak tego typu przypadki mają miejsce niezwykle rzadko.

Formy prowadzenia księgowości uproszczonej

1. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

PKPiR zakłada się na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej lub na 1 stycznia nowego roku podatkowego. W księdze tej dokumentuje się przychody i ponoszone wydatki, na podstawie których następnie oblicza się należny podatek. Ze względu na proste zasady jej prowadzenia oraz brak dodatkowych kryteriów, jest to forma, na którą najczęściej decydują się mikro oraz mali przedsiębiorcy.

2. Karta podatkowa

Podmioty, które wybiorą księgowość w postaci karty podatkowej, opłacają stały, zryczałtowany podatek, uniezależniony od wysokości osiągniętego dochodu.

Co jednak ważne, karta podatkowa jest dostępna tylko dla wąskiej grupy podmiotów, po spełnieniu określonych wymagań. Na wysokość podatku wpływa w tym przypadku m.in. rodzaj wykonywanej działalności oraz ilość zatrudnionych osób. Pełna lista podatników, którzy mogą płacić zryczałtowany podatek dochodowy w formie karty podatkowej, znajduje się w art. 23 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt ewidencjonowany to podatek naliczany od przychodów, a nie od dochodów. Podobnie jak karta podatkowa, skorzystać mogą z niego jedynie przewidziane w przepisach prawa grupy podmiotów. Są to m.in. osoby wykonujące wolne zawody, restauratorzy, czy właściciele hoteli. W ryczałcie podatnik opłaca ustaloną, stałą stawkę podatku. Na 2021 r. stawki ryczałtu w zależności od wykonywanego zawodu i branży wynoszą: 17%, 15%, 10%, 8,5%, 5,5%, 3,0%, 2,0%.

Zalety i wady uproszczonej księgowości

Niewątpliwymi zaletami uproszczonej księgowości jest łatwość w jej prowadzeniu, przekładająca się również na skrócony czas, potrzebny na uzupełnienie takiej dokumentacji. Księgowość uproszczona generuje także dużo niższe koszty, zwłaszcza gdy przedsiębiorca decyduje się na jej samodzielne prowadzenie.

Wadą tej formy księgowania zdarzeń gospodarczych jest natomiast jej ograniczony dostęp, jak i konieczność regularnego śledzenia wszelkich zmian podatkowych i prawnych (z wyjątkiem sytuacji, gdy korzystamy z dodatkowych programów lub pomocy księgowych). Uproszczona księgowość rejestruje ponadto tylko nieliczne dane, dlatego też nie pozwala uzyskać pełnego obrazu sytuacji finansowej naszej firmy.  

Księgowość pełna

Księgowość pełna, określana także jako księgi rachunkowe, to dużo bardziej skomplikowany i dokładny sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, niosących za sobą konsekwencje finansowe. Do takich zdarzeń należą m.in. udzielone kredyty, dotacje, czy zestawienia sald i obrotów. Z takiej dokumentacji uzyskujemy nie tylko informacje o samych przychodach i kosztach, ale również ogólnej sytuacji finansowej naszego przedsiębiorstwa. Prowadzenie pełnej księgowości jest w zdecydowanej większości przypadków powierzane wyspecjalizowanym biurom rachunkowym oraz księgowym, zapewniającym kompleksową obsługę.

Dla kogo?

Prowadzenie pełnej księgowości jest dla pewnych podmiotów obowiązkiem, a nie dobrowolną decyzją.

Zaliczają się do nich:

• Spółki akcyjne,
• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• Spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne,
• Wszystkie firmy (osoby fizyczne, spółki jawne, cywilne), których roczny przychód netto przekroczy próg 2 000 000 euro.

Co obejmują pełne księgi rachunkowe?

W ramach pełnej księgowości prowadzi się przede wszystkim:

• Księgę główną (z wykazem sald i obrotów),
• Księgi pomocnicze,
• Dziennik,
• Inwentarz uwzględniający wykaz aktywów i pasywów.

Zalety i wady pełnej księgowości

Na korzyść prowadzenia pełnej księgowości przemawia fakt, że pozwala ona na bieżące kontrolowanie sytuacji finansowej firmy, lepsze planowanie zdarzeń gospodarczych oraz zarządzanie posiadanym budżetem.

Wśród minusów związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych wskazuje się najczęściej wysoki poziom skomplikowania i czasochłonność. Oczywiście może być to problemem, gdy ktoś zdecyduje się na rejestrowanie wszystkich zdarzeń samodzielnie. W większości przypadków firmy korzystają jednak z usług biur rachunkowych. Daje to 100% gwarancję bezpieczeństwa prawnego i pewność, że wszystko zostanie załatwione w terminie. Skorzystanie z pomocy księgowych odciąża przedsiębiorców z obowiązków formalnych, podatkowych i prawnych, pozwalając skoncentrować się na innych, ważnych dla nich kwestiach.