Błędy na fakturze nie są rzadkością i mogą przytrafić się każdemu. Powinny zostać jednak szybko skorygowane, do czego możemy wykorzystać notę korygującą lub fakturę korygującą. Należy przy tym pamiętać, że nie mamy w tym zakresie dowolności, ponieważ nie są to dokumenty zamienne. Kto może zatem wystawić fakturę korygującą, a kto notę korygującą i w jakich sytuacjach?

Nota korygująca

Regulacje dotyczące noty korygującej znajdziemy w art. 106k ustawy o podatku od towarów i usług (dalej „ustawa o VAT”).

Zgodnie z jego treścią, „nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e (elementy faktury) ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą”.

Wystawienie takiej faktury wymaga akceptacji wystawcy faktury. Nie wskazano jednak, w jakiej formie powinna ona nastąpić.

Należy zaznaczyć, że nabywca nie ma w tym przypadku obowiązku wystawienia noty korygującej, na co wskazuje użyte w artykule słowo „może”.

Co ważne, noty korygującej nie wystawia się, jeśli pomyłka dotyczy elementów składowych faktury, a jedynie elementów opisowych, takich jak m.in.:

• Niepoprawny NIP,
• Błędna data sprzedaży, terminu płatności itp.,
• Zły adres nabywcy/sprzedającego,
• Błędne imię/nazwisko sprzedawcy, nazwa firmy.

Są to błędy, które nie wpływają bezpośrednio na wartość kwoty oraz należnego podatku. Jeżeli jednak dojdzie do sytuacji, w której konieczna stanie się całkowita zmiana nabywcy na inny podmiot, wtedy do dokonania takiej korekty należy posłużyć się nie notą, a fakturą korygującą. 

Ważne: Notą korygującą nie mogą zostać skorygowane błędy, takie jak m.in.  źle naliczona stawka podatku, czy upustu lub obniżki, odnoszące się do pozycji faktury.

Warto również zaznaczyć, że ustawodawca nie wskazał terminu, w którym nabywca może wystawić notę korygującą. Z drugiej jednak strony, błąd w postaci np. niepoprawnego numeru NIP nie pozwoli nam odliczyć VAT-u z takiej faktury.

Wymogi formalne

Nota korygująca powinna zawierać (art. 106k ust. 3):

1) wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;

2) numer kolejny i datę jej wystawienia;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e elementy faktury ust. 1 pkt 1-6;

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Faktura korygująca

Przepisem regulującym zasady wystawiania faktur korygujących jest art. 106j ustawy o VAT.

Fakturę korygującą wystawia podatnik, w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu,

2) udzielono opustów i obniżek cen,

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,

5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

A zatem, pierwsze różnice pomiędzy notą a fakturą korygującą dotyczą podmiotu uprawnionego do jej wystawienia oraz rodzaju błędu.

W pierwszym przypadku był to nabywca, który otrzymał fakturę z błędem opisowym. Teraz jest to sprzedawca, w określonych przez ustawę sytuacjach, które mogą wpływać na należną wartość, czy wysokość stawki VAT.

Sprzedawca, w odróżnieniu od nabywcy nie ma dobrowolności przy wystawianiu dokumentu korygującego, a taki obowiązek.  

Księgowanie faktur korygujących

Faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę może dotyczyć jedynie poprawy błędów formalnych – wtedy też nie ma obowiązku jej księgowania, a tylko podpięcia do faktury nieprawidłowej, pierwotnej (podobnie postępuje się z notą korygującą).

Faktura korygująca może być również fakturą korygującą pozycje faktury (np. kwotę, stawkę VAT, obniżki) – wtedy też jest księgowana w ewidencji.

Księgowanie w ewidencji powinno uwzględniać powód wystawienia faktury korygującej. Jeśli błąd, pomyłka zaistniały już w chwili wystawienia faktury (np. nieprawidłowa stawka VAT), należy w takiej sytuacji uwzględnić okres, w którym wystawiono pierwotną fakturę.

Jeśli natomiast okoliczności wskazujące na konieczność dokonania korekty nastąpiły później, a sama faktura pierwotna została wystawiona poprawnie, przy księgowaniu uwzględnia się okres bieżący. Taka sytuacja może mieć miejsce np. przy zwrocie towaru.

Wymogi formalne

Faktura korygująca powinna zawierać (art. 106j ust. 2):

1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;

2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

1. a) określone w art. 106e elementy faktury ust. 1 pkt 1-6,
2. b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4) przyczynę korekty;

5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Jeśli natomiast podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka. Może z kolei nie zawierać danych określonych w art. 106e elementy faktury ust. 1 pkt 5 i 6 oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą (art. 106j ust. 3).