Ustawa o podatku od towarów i usług, daje prawo przedsiębiorcom do ewidencjonowania i odliczania podatku od kosztów związanych z posiadaniem samochodu osobowego w firmie. Chodzi o wszystkie wydatki eksploatacyjne łącznie z nabyciem, ubezpieczeniem, przeglądami, naprawą, opłatami za autostradę, parkingiem, a nawet zakupem paliwa. Podatnik musi jedynie spełnić kilka formalności, aby koszty były ujęte prawidłowo i stanowiły klarowność przy ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego. Niedostosowanie się do zasad, bądź podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym, może powodować nałożeniem sankcji.

 

Korzystanie z samochodu firmowego, powinno wynikać z przyjętej specyfiki pojazdu. Może on służyć wyłącznie do celów związanych z działalnością przedsiębiorstwa, wówczas występuje pełne odliczenie VAT – 100% lub samochód firmowy może być użytkowany częściowo do celów prywatnych i firmowych, tzw. cel mieszany, który stwarza możliwość odpisania podatku naliczonego od wszystkich wydatków pojazdu w wysokości 50%.

 

Przed dokonaniem wyboru odliczenia VAT, pojazd musi zostać zakwalifikowany jako środek trwały, co kolejno wiąże się z jego amortyzacją. Tym samym jego planowane użytkowanie musi wynosić minimum 1 rok. Następnie podatnicy, którzy wybiorą pełne odliczenie VAT, mają 7 dni od dokonania pierwszego wydatku, na zgłoszenie pojazdu we właściwym urzędzie skarbowym (VAT-26). Istotnym elementem jest tu obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. W ten sposób podatnik musi całkowicie wyeliminować użytkowanie pojazdu dla celów prywatnych. Pomocne w tym przypadku jest również posiadanie regulaminu zasad korzystania z samochodu służbowego. Zwykle ma on służyć jako instrukcja i przypomnienie dla pracowników. Powinien on wyznaczać konkretne cele i zakres, a także osoby uprawnione do korzystania wraz z ich prawami i obowiązkami. Następnie powinien informować o odpowiedzialności materialnej pracowników i ich wyłączeniu z kosztów eksploatacji. Dopełnieniem powinien być przedział możliwego użytkowania, zgodny z godzinami pracy oraz miejsce odstawienia pojazdu. Każdy korzystający z samochodu służbowego powinien również mieć świadomość z obowiązku uzupełnienia ewidencji przebiegu pojazdu.

 

Art. 86a ustawy o VAT wyszczególnia elementy, które powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. Począwszy od stałych informacji takich jak; numer rejestracyjny, stan licznika w dniu rozpoczęcia oraz początkowa i końcowa data ewidencji. Następnie użytkownik pojazdu powinien systematycznie uzupełniać wpisy, zaraz po dokonanej trasie. Podając swoje personalia wypełnia kolejny numer wpisu, liczbę przejechanych kilometrów, datę oraz kierunek i cel wyjazdu. Poprzez kierunek i cel wyjazdu, rozumie się szczegółowy opis trasy – skąd i dokąd, wraz ze wskazaniem adresów oraz czego dotyczyło np. spotkanie z kontrahentem. Tak dokładnie prowadzona ewidencja powinna być potwierdzana przez przedsiębiorcę, z podsumą na koniec każdego miesiąca. Podstawą prowadzenia ewidencji są faktury i rachunki, które dla celów orientacyjnych powinny zawierać numer rejestracyjny pojazdu do którego się odnoszą. Jeśli firma posiada samochód służbowy, a nie prowadzi ewidencji, bądź dokumentów potwierdzających wydatek, wówczas nie ma możliwości zaliczenia kosztów podatkowych do wydatków.

 

Zdecydowanie prostsza sytuacja jest w przypadku posiadania samochodów z niepełnym odliczeniem podatku naliczonego – 50%. Mimo, iż pojazdy również muszą stanowić część aktywów przedsiębiorstwa, nie wymagają zgłaszania w urzędzie skarbowym. Co ważniejsze, nie trzeba prowadzić ewidencji VAT (szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu) jako dowodu użytkowania. Dlatego przedsiębiorcy częściej wybierają tę formę odliczeń, gdyż mają pełną swobodę w użytkowaniu samochodu, bez większych wymogów formalnych.

 

 

Autor: Monika Mucha