Przedsiębiorcy, którzy posiadają samochody osobowe, wprowadzone do ewidencji środków trwałych, mają możliwość, aby udostępnić pojazd swoim pracownikom. W przypadku wykorzystywania samochodu dla celów służbowych, sytuacja jest oczywista, nie powstaje żaden dodatkowy przychód dla pracownika, ani obowiązek podatkowy. Podatnik rozlicza koszty związane z eksploatacją samochodu zgodnie z przyjętą specyfiką pojazdu w firmie. Mając prawo do pełnego odliczenia VAT – 100%, albo częściowego – 50%. W przypadku odliczenia pełnego podatku naliczonego, trzeba pamiętać o szeregu formalności, w tym o szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, regulaminie użytkowania auta i zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego. Spełniony warunek związany z wykorzystaniem dla celu firmowego musi być udokumentowany fakturami kosztowymi, wówczas można całkowicie odliczyć VAT od wydatków. W kwestii użyczania samochodu służbowego swoim pracownikom, ale dla celu prywatnego dochodzą dodatkowe obowiązki, które wynikają z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Pracownik korzystający z samochodu służbowego dla własnych celów (pełne odliczenie VAT) w sposób nieodpłatny, nie ponosi bezpośrednio kosztów jego użytkowania. Wówczas powstaje dla niego przychód ze stosunku pracy, który wliczony jest do miesięcznego wynagrodzenia jako świadczenie nieodpłatne, które objęte jest podatkiem dochodowym oraz składkami ZUS. Wysokość świadczenia -ryczałtu ustalana jest w zależności od pojemności silnika pojazdu – poniżej, bądź powyżej 1 600 cm3. Nie ma tu znaczenia liczba przejechanych kilometrów. Ustalana stawka (250zł, 400zł) dotyczy jednego miesiąca i jest podzielna w zależności od ilości dni korzystania z pojazdu. Dodatkowo zużyte wówczas paliwo jest zaliczane jako przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu, obliczany zgodnie z ceną zakupu. W przypadku, kiedy kierowca poniósł koszty związane z użytkowaniem pojazdu, wówczas dochód stanowi różnicę z ustalonym świadczeniem. Warunkiem jest jednak, aby koszty nie przekroczyły ustalonej stawki.

 

Natomiast jeżeli samochód służbowy jest użytkowany odpłatnie, wówczas pracownik jeśli ma życzenie może otrzymać fakturę za usługę najmu. Takie świadczenie podlega rozliczeniu na zasadach ogólnych. Przedsiębiorca wykazuje VAT należny, a przychodem pracodawcy w tym przypadku jest wartość netto.
W przypadku kiedy specyfika użytkowania samochodu wpływa na obniżenie podatku naliczonego od należnego o 50%, to pozwala ona na użytkowanie pojazdu w celach mieszanych -służbowych i prywatnych. Podatnik nie ma obowiązku wykazywania VAT należnego. Pod warunkiem, że przy zakupie, imporcie, bądź wytworzeniu pojazdu przysługiwało mu niepełne odliczanie podatku VAT. Podstawą opodatkowania będzie koszt świadczenia usług. Następnie przy udostępnianiu pracownikom pojazdu odpłatnie – powstaje obowiązek podatkowy, niezależnie czy wystąpiło pełne czy niepełne odliczenie podatku przy zakupie, imporcie, bądź wytworzeniu pojazdu.

 

Wszelkie wydatki eksploatacyjne poniesione przez pracownika przy nieodpłatnym i odpłatnym korzystaniu z samochodu służbowego dla swoich celów osobistych, wyklucza je z kosztów uzyskania przychodów firmy. Wynika to z braku powiązania z prowadzoną działalnością. Również jeżeli okres użyczenia samochodu przekroczy miesiąc to uniemożliwia to pracodawcy ujęcie odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej pojazdu w kosztach.

 

 

Autor: Monika Mucha