Już naprawdę niewiele dzieli nas od wejścia w życie od dawna zapowiadanego Krajowego Systemu e-Faktur, w skrócie określanego jako KSeF, który to zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. Jednym z istotnych zagadnień związanych z KSeF są 3 tryby, w jakich ma on działać. Jest to odpowiednio: tryb online, tryb offline24 i tryb offline. Co konkretnie oznaczają i kiedy, jako podatnik, będziesz musiał je stosować?

KSeF w trybie online

Podstawowym, domyślnym trybem, w jakim będzie działać KSeF i z jakiego podatnik ma obowiązek korzystać, jest tryb online. W trybie online faktury wystawiane są w czasie rzeczywistym, co oznacza, że plik XML jest przesyłany do systemu tego samego dnia co data wystawienia faktury, którą podatnik wskazał w polu P_1. W tym trybie KSeF powinien być co do zasady dostępny przez cały czas.

Awaryjny tryb offline24 – co oznacza?

Drugim trybem KSeF jest tryb offline24, regulowany w art. 106nda ustawy o VAT. To tryb awaryjny, który znajdzie zastosowanie głównie w razie problemów z dostępem do KSeF leżących po stronie podatnika, takich jak słaby zasięg Internetu lub trudności z dostępem do sieci. W takich, wyjątkowych sytuacjach, każdy podatnik ma prawo wystawić fakturę poza KSeF (dotyczy to również faktury korygującej).

 

Robi to z zastosowaniem obowiązującego wzoru struktury logicznej, a samą fakturę wystawia i zapisuje w postaci elektronicznej. W przypadku, gdy podatnik wystawi fakturę w taki sposób, jest jednak zobowiązany, by niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego.

 

Za datę wystawienia faktury wystawionej w trybie offline24 uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, czyli datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze, a za datę otrzymania – datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

 

Gdyby w międzyczasie, czyli w okresie po wystawieniu faktury a przed jej przesłaniem do KSeF, doszło do ogólnej awarii systemu, wtedy też termin na przesłanie faktury do KSeF zostaje wydłużony do 7 dni roboczych liczonych od dnia zakończenia awarii.

 

Ważne: Faktura wystawiona w trybie offline24 będzie musiała posiadać 2 kody QR. Pierwszy ma zapewniać dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych, a drugi ma umożliwiać potwierdzenie tożsamości wystawcy.

 

Tryb offline, czyli KSeF w stanie niedostępności

Tryb offline znajdzie zastosowanie w razie awarii KSeF wynikającej m.in. z zaplanowanych prac serwisowych albo innych problemów z działaniem systemu, jeśli przeszkody te leżą po stronie administracji KSeF. Tryb offline odnosi się zatem niejako do problemów „systemowych”, a nie leżących tylko po stronie podatnika.

 

W takim przypadku zasady postępowania pozostają takie same jak w trybie offline24. Oznacza to, że podatnik wystawia fakturę elektroniczną z zastosowaniem wzoru faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, a następnie przesyła ją do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności. Analogiczne zasady obowiązują przy ustalaniu daty wystawienia i otrzymania dokumentu oraz obowiązku opatrzenia faktury dwoma kodami QR.

 

Tryb offline i offline24 to zatem de facto tryby tożsame. Główna różnica, jaka pomiędzy nimi występuje, odnosi się do tego, po czyjej stronie leżą problemy z dostępem do KSeF – czy po stronie podatnika, czy administratora systemu.

*Tryb nadzwyczajny – tzw. całkowita awaria

W przepisach, w art. 106ng ustawy o VAT, przewidziano jeszcze jeden, czwarty tryb KSeF. Odnosi się on do zasad postępowania na wypadek tzw. awarii całkowitej, czyli sytuacji nadzwyczajnej, w której dostęp do systemu zostałby zablokowany na przykład w związku z zagrożeniem zewnętrznym dla Polski. Na wypadek takich zdarzeń faktury ma wystawiać się albo w formie papierowej, albo elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej i przesyłania jej do KSeF (nawet po ustaniu awarii).

 

Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia w przygotowaniu się do KSeF, zapraszamy na konsultację z naszym biurem podatkowym!

 

 

Źródło:

https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryby-szczegolne-wystawiania-faktur

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040540535/U/D20040535Lj.pdf