Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z bardzo dużą odpowiedzialnością. Nie jest więc niczym zaskakującym, że każdy przedsiębiorca, przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem, powinien dokonać jego dokładnej weryfikacji. Wynika to również z faktu, że jako podmiot profesjonalny, jest zobowiązany do zachowania należytej staranności. Niestety nierzetelni kontrahenci wcale nie są zjawiskiem rzadkim, dlatego też założenie, że nasza firma na pewno nie napotka takiego na swojej drodze, bywa bardzo złudne i może wiązać się z wieloma negatywnymi konsekwencjami. Mówiąc o weryfikacji kontrahenta, pojawia się jednak zasadnicze pytanie – jak tego dokonać?

Krok 1: Rejestr przedsiębiorców KRS i CEIDG

Od czego warto zacząć weryfikację potencjalnego kontrahenta? Przede wszystkim od sprawdzenia, czy taki podmiot faktycznie widnieje w rejestrach, a więc, czy w ogóle istnieje. Jeśli jest to przedsiębiorca będący osobą fizyczną, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub wspólnik spółki cywilnej, odpowiednich danych dostarczy nam CEIDG. W przypadku osób prawnych, a więc spółek, należy sięgnąć do KRS.

W rejestrach tych znajdują się dokładne dane przedsiębiorcy (m.in. jego adres, siedziba, rodzaj świadczonych usług), wysokość kapitału zakładowego, jeśli jest to spółka, informacje o wszczęciu postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego, sposób reprezentacji. Rejestry zawierają także informacje o istotnych zmianach w firmie, takich jak okresowe zawieszenie świadczenia usług, czy zmiany w zarządzie, na które również warto zwrócić uwagę.

Krok 2: Internet

Jednym z narzędzi, które da nam szybki pogląd na temat potencjalnego, przyszłego partnera biznesowego, jest Internet. Korzystając z jego zasobów, należy oczywiście pamiętać, że w sieci można znaleźć wiele różnych informacji, nie zawsze prawdziwych. Do każdej z nich trzeba dlatego podchodzić z dystansem.

Internet jest nam jednak w stanie dostarczyć szeregu danych o firmie, które mogą widnieć nie tylko na jej stronie, ale i w mediach społecznościowych, czy na różnego rodzaju grupach, forach tematycznych. To również Internet jest miejscem, w którym zapoznamy się z referencjami klientów danego przedsiębiorstwa, jak i opiniami osób współpracujących z nim na podstawie umów o pracę, umów cywilnoprawnych, czy w relacjach B2B.  

W sieci dostępne jest ponadto jeszcze jedno, ważne narzędzie, którym zdecydowanie warto posiłkować się na etapie weryfikowania drugiej strony (zwłaszcza firmy zagranicznej) – Google Street View, pozwalające „podglądnąć” siedzibę kontrahenta. Pamiętajmy jednak, aby zwrócić w tym przypadku uwagę na datę ostatniej aktualizacji.

Krok 3: Biała lista podatników VAT

Wykaz podatników VAT, nazywany także białą listą, jest rejestrem zawierającym wykaz podmiotów: zarejestrowanych w VAT jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni z VAT, niezarejestrowanych do VAT lub wykreślonych z rejestru, a także przywróconych jako podatnicy VAT. Służy więc przede wszystkim identyfikacji podatników w zakresie tego, czy podlegają oni podatkowi od towarów i usług.

Biała lista podatników VAT dostarcza podstawowych danych o przedsiębiorcy (m.in. nazwa, adres, siedziba, NIP, REGON, KRS) oraz numery rachunków rozliczeniowych (bankowych i imiennych, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej).

Krok 4: VAT UE

Weryfikując przyszłego kontrahenta, w niektórych przypadkach warto sięgnąć także do systemu VIES, na potrzeby VAT UE. Dotyczy to tych sytuacji, w których druga strona ma siedzibę za granicą, w innym państwie należącym do UE. Portal ten dostarcza informacji w zakresie tego, czy zagraniczna firma widnieje jako dokonująca transakcji wewnątrzwspólnotowych. Jest to ważne w kontekście zastosowania stawki VAT wynoszącej 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Krok 5: Urząd Skarbowy

Chcąc uzyskać informacje dotyczące tego, czy kontrahent rozlicza się w terminie ze swoich zobowiązań podatkowych, czy też składa wymagane przepisami deklaracje podatkowe, można wystąpić z odpowiednim wnioskiem do urzędu skarbowego. Co jednak istotne, taka możliwość przysługuje tylko faktycznej stronie transakcji. Urząd nie przekaże nam tym samym informacji o kontrahentach przyszłych, czy potencjalnych, z którymi dopiero planujemy nawiązać współpracę.

Krok 6: Rejestry Dłużników

Informacje o zadłużeniu przyszłych kontrahentów oraz ich aktualnej kondycji finansowej są trzymane w rejestrach takich jak RDN, BIG, czy KRD. Przegląd rejestrów dłużników to jeden z istotniejszych kroków na etapie weryfikacji, jeżeli mamy tylko przypuszczenia, że druga strona już teraz może mieć problemy ze spłatą swoich zobowiązań.

Czy weryfikacji kontrahenta trzeba dokonywać samodzielnie?

Brak czasu z całą pewnością nie powinien być przesłanką usprawiedliwiającą zaniechanie weryfikacji przyszłego kontrahenta. Jeżeli nie jesteśmy w stanie przeprowadzić chociażby częściowej analizy samodzielnie, pamiętajmy, że w każdym przypadku możemy skorzystać z odpłatnych usług  profesjonalnych podmiotów, nazywanych wywiadowniami gospodarczymi, które specjalizują się w sprawdzaniu wiarygodności zarówno przedsiębiorców z kraju, jak i mających siedzibę za granicą.