
Cyfryzacja dokumentacji księgowej – zmiany w przepisach już od 1 stycznia 2025 r.

Już 1 stycznia 2025 r. na niektóre firmy zostaną nałożone nowe wymogi związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych i przesyłania ich do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w formie plików elektronicznych. Są one efektem nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, w tym ustawy o CIT, a także rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Na czym polega cyfryzacja ksiąg rachunkowych?
Obecnie podatnicy prowadzący księgi podatkowe i wytwarzający dowody księgowe w formie elektronicznej, korzystają ze struktur logicznych JPK_KR obowiązujących od 1 lipca 2018 r.
Cyfryzacja ksiąg rachunkowych, która nastąpi na skutek zmian wchodzących w życie z dniem 1 stycznia 2025 r., będzie polegać na nałożeniu obowiązku na podatników prowadzących księgi rachunkowe, aby prowadzili je przy użyciu programów komputerowych i przesyłali je właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w formie jednolitego pliku kontrolnego JPK_KR_PD. Dodana zostanie także nowa funkcjonalność w postaci możliwości podzielenia generowanej struktury JPK_KR_PD na mniejsze okresy – miesięczne, kwartalne, półroczne, aby nie doprowadzić do przesyłania plików o zbyt dużej objętości.
Ważne: Poza strukturą logiczną JPK_KR_PD odnoszącą się do ksiąg rachunkowych Ministerstwo Finansów opracowało także odrębną strukturę logiczną dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – JPK_ST_KR.
Z broszurami informacyjnymi nowych struktur JPK_KR_PD i JPK_ST_KR, które będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 r., można zapoznać się pod adresem: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych.
Kto zostanie objęty obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych w postaci cyfrowej?
Cyfryzacja dokumentacji księgowej ma następować stopniowo i zostanie rozłożona na etapy. Z początku dotknie największe firmy, które już teraz powinny rozpocząć przygotowania i korygowanie prowadzonych ksiąg, by sprostać nowym wymogom wchodzącym w życie od nowego roku.
Harmonogram cyfryzacji ksiąg rachunkowych prezentuje się następująco:
- za rok podatkowy (lub rok obrotowy – w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi) rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2024 r. księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu programów komputerowych po raz pierwszy będą musiały przesłać do naczelnika urzędu skarbowego podatkowe grupy kapitałowe oraz podatnicy i spółki niebędące osobami prawnymi, u których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku przekroczyła równowartość 50 mln euro.
- za rok podatkowy (lub rok obrotowy) rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2025 r. księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu programów komputerowych po raz pierwszy będą musieli przesłać do naczelnika urzędu skarbowego podatnicy i spółki niebędące osobami prawnymi, które mają obowiązek przesyłać ewidencje JPK_VAT.
- za rok podatkowy (lub rok obrotowy) rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2026 r. księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu programów komputerowych po raz pierwszy będą musieli przesłać do naczelnika urzędu skarbowego pozostali podatnicy i spółki niebędące osobami prawnymi.
Ważne: W praktyce zatem do faktycznej realizacji tego obowiązku dojdzie po raz pierwszy w 2026 r. – za 2025 r. Dla podatników, którzy zostaną objęci jako pierwsi obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłania ich właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, termin ten pokrywa się z upływem terminu złożenia zeznania podatkowego za 2025 r. Pierwsze pliki powinny zostać więc przesłane do końca marca 2026 r.
Kto nie podlega obowiązkowi cyfryzacji dokumentów księgowych?
Powyższy obowiązek nie dotyczy wszystkich podatników. Zwolnieni będą z niego:
- podatnicy podmiotowo zwolnieni od podatku, z wyjątkiem fundacji rodzinnych;
- podatnicy uprawnieni do składania zeznania w postaci papierowej;
- podatnicy prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
O jakie informacje należy uzupełnić elektroniczne księgi rachunkowe?
Jak wynika z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, danymi dodatkowymi, o które powinno się uzupełnić księgi, są:
- numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika (NIP), o ile został nadany;
- numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został nadany do dnia przekazania księgi – w przypadku faktur wystawionych przez podatnika stanowiących dowód księgowy;
- znaczniki identyfikujące konta ksiąg wykazywane według słownika znaczników identyfikujących konta ksiąg;
- dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
- wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych.
Dodatkowe dane, o których mowa w:
- pkt 1 i 2 – wykazuje się w postaci zapisu, w odniesieniu do poszczególnych zdarzeń ujętych w księgach;
- w pkt 3 – przyporządkowuje się w oparciu o kryteria klasyfikacyjne przyjęte dla zapisów zdarzeń w księgach;
- w pkt 4 – wykazuje się w odniesieniu do danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji.
Istnieją jednak pewne wyjątki. Otóż, w odniesieniu do ksiąg za rok podatkowy, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi – za rok obrotowy, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., nie ma obowiązku uzupełniać ksiąg o dodatkowe dane z ww. pkt 1, 2, 4 i 5. Wymagane będzie tym samym ich uzupełnienie tylko o znaczniki identyfikujące konta ksiąg wykazywane według słownika znaczników identyfikujących (pkt 3).