Każdy pracownik jest uprawniony do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy. To jedno z jego podstawowych praw, którego nie może się on zrzec. W związku jednak z tym, że urlopy nieco dezorganizują pracę w każdym przedsiębiorstwie, zadaniem pracodawcy jest wypracowanie systemu, który pozwoli na rozsądne planowanie urlopów wypoczynkowych bez ryzyka nadmiernego zakłócenia standardowego rytmu pracy.

Urlop zgodnie z planem urlopów wypoczynkowych

Odwołując się do podstawowej zasady wyrażonej w art. 163 KP, urlopów wypoczynkowych powinno udzielać się zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się jednak części urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie.

Bardzo często plan urlopów utożsamiany jest z planem rocznym. Tymczasem przepisy nigdzie nie narzucają pracodawcy, by ustalał on harmonogram urlopów z góry na cały rok kalendarzowy. Plan urlopów może obejmować również krótsze okresy, na przykład kwartał lub półrocze. Planowanie urlopów w krótszej perspektywie w wielu przypadkach okazuje się znacznie korzystniejsze, ponieważ pozwala z większą precyzją przewidzieć pewne zdarzenia. Gdy natomiast urlopy ustalane są z rocznym wyprzedzeniem, w praktyce często dochodzi na tym polu do wielu zmian, wynikających zarówno z przyczyn leżących po stronie pracowników, jak i nierzadko samych pracodawców. Stąd też, ustalając organizację urlopów wypoczynkowych, warto rozważyć, czy bardziej zasadne nie będzie wprowadzenie planów krótkookresowych, sprzyjających w licznych przypadkach lepszej organizacji i nienarażających pracodawcę na nagłe zmiany.

Urlopy wypoczynkowe możliwe również bez planu urlopów

Plan urlopów nie jest jedynym narzędziem do ustalania urlopów pracowniczych w przedsiębiorstwie. Przepisy zezwalają bowiem pracodawcy na rezygnację z planu urlopów, co wymaga jednak uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej (dotyczy to także pracodawców, u których takie organizacje nie działają).

Jeśli u danego pracodawcy nie obowiązuje plan urlopów, wtedy też termin urlopu ustala się w porozumieniu z pracownikami, również biorąc pod uwagę ich wnioski oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Dobrą praktyką, jakiej powinien przestrzegać w tym miejscu pracodawca, jest zadbanie o to, by udzielać takich urlopów sprawiedliwie, zgodnie z kolejnością spływania wniosków. Pracownicy, którzy planują urlop w standardowych miesiącach wakacyjnych, powinni pamiętać, by zasygnalizować pracodawcy potrzebę wypoczynku w tym czasie z odpowiednim wyprzedzeniem. Należy jednocześnie podkreślić, że nie istnieje tu żadne, z góry narzucone pierwszeństwo w udzielaniu urlopów dla pracowników będących rodzicami, z tytułu trwania w tym czasie wakacji szkolnych. Przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych nie faworyzują w tym przypadku żadnej z grup pracowniczych.

Warto mieć dodatkowo na względzie, że poza miesiącami wakacyjnymi dużym zainteresowaniem „urlopowym”, zawsze cieszą się także inne okresy, takie jak długie weekendy majowe i czerwcowe. W miarę możliwości nie powinno dochodzić jednak do sytuacji, w których każdego roku urlop w tym czasie otrzymują stale jedne i te same osoby, kosztem innych pracowników.

Za brak urlopu grozi kara

W związku z tym, że prawo do płatnego urlopu jest jednym z podstawowych praw pracowniczych, każdy pracodawca jest zobowiązany zadbać o właściwą organizację urlopów w trakcie roku. Nie wolno zapominać, że za nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru pracodawca może zostać ukarany karą grzywny w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł.

Jeśli natomiast pracownikowi nie udałoby się wykorzystać całego urlopu w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów lub na podstawie zawieranego z pracodawcą porozumienia, urlop niewykorzystany powinien zostać mu udzielony najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.