e-Doręczenia to kolejny z przejawów dynamicznie postępującej digitalizacji. Posługiwanie się elektronicznymi odpowiednikami listu poleconego za potwierdzeniem odbioru ma dotyczyć zarówno podmiotów publicznych, jak i niepublicznych, a więc między innymi organów administracji rządowej, jednostek samorządu terytorialnego, przedsiębiorców wpisanych do CEIDG i KRS, a nawet fundacji i stowarzyszeń. Czym dokładnie są e-Doręczenia oraz kiedy mają zostać wprowadzone? Pierwsze terminy przewidziano jeszcze na ten rok!

e-Doręczenia – co to?

e-Doręczenie to nic innego jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, tyle że… w wersji elektronicznej. Rozwiązanie to ma służyć zarówno organom publicznym w kontaktach między sobą, jak i z przedsiębiorcami. Przepisy nakazują traktować e-Doręczenie jako odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru oraz nadają mu status równoważny z nim. Podstawę do ich wprowadzenia stanowi ustawa o doręczeniach elektronicznych oraz unijne rozporządzenie nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS).

Wśród głównych zalet tego rozwiązania wskazuje się przede wszystkim jego całodobową dostępność. Dzięki e-Doręczeniom możliwe będzie bowiem odbieranie i wysyłanie dokumentów o każdej, dowolnej porze. Jedynym wymogiem stanie się dostęp do Internetu. Wprowadzenie e-Doręczeń wiąże się ponadto z wygodą i oszczędnością czasu, ponieważ elektroniczny obieg wiadomości nie wymaga każdorazowych wizyt na poczcie, czy też czekania na listonosza.

Kogo obowiązują e-Doręczenia?

Obowiązek stosowania e-Doręczeń dotyczy zarówno podmiotów publicznych, jak i firm. Z e-Doręczeń będą musieli korzystać wszyscy przedsiębiorcy, a więc zarejestrowani w CEIDG i KRS, w tym fundacje i stowarzyszenia, a ponadto osoby wykonujące zawody zaufania publicznego.

Odbiór listów poleconych przez Internet ma być także dostępny dla obywateli, jednak w tym przypadku korzystanie z e-Doręczeń nie będzie obligatoryjne. Względem obywateli, którzy nie założą skrzynki do e-Doręczeń, zastosowanie znajdzie usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa. Dokumenty wystawione w formie elektronicznej zostaną wydrukowane przez Pocztę Polską, a następnie dostarczone odbiorcy w formie papierowej.

e-Doręczenia – najważniejsze terminy

Obowiązkowe e-Doręczenia dla podmiotów publicznych i firm będą wprowadzane stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Z początku pierwszy etap zaplanowano już na 10 grudnia 2023 r., a więc lada moment. Jednakże dziś wiemy już, że termin ten został przesunięty na 30 grudnia 2023 r. komunikatem wydanym przez Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r., zmieniającym komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym.

Kogo dotyczy w takim razie powyższy termin – 30 grudnia 2023 r.?

Oto jak prezentuje się harmonogram dla e-Doręczeń dla podmiotów publicznych oraz niepublicznych:

• Jako pierwsze do wdrożenia e-Doręczeń zobowiązane są w szczególności: organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, organy kontroli państwowej, ZUS, KRUS, NFZ, Agencje wykonawcze, państwowe fundusze celowe, uczelnie publiczne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, państwowe i samorządowe instytucje kultury, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne, a także osoby wykonujące zawód zaufania publicznego (m.in. adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi) oraz podmioty niepubliczne wpisane do KRS od 30 grudnia 2023 r. – dla nich e-Doręczenia staną się obowiązkowe już od 30 grudnia 2023 r.
• Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG po 31 grudnia 2023 r., jak również podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 r., jeśli zmienią coś w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r., zostaną objęte e-Doręczeniami od 1 stycznia 2024 r.
• Dla podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS przed 30 grudnia 2023 r. e-Doręczenia zaczną obowiązywać od 30 marca 2024 r.
• Inne podmioty publiczne, to znaczy inne niż objęte obowiązkiem e-Doręczeń od 30 grudnia 2023 r., będą zobowiązane stosować je od 1 stycznia 2025 r.
• Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 r., jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 r. do dnia 30 września 2026 r., powinny obowiązkowo korzystać z e-Doręczeń od 1 października 2026 r.
• Dla jednostek samorządu terytorialnego oraz związków metropolitalnych i samorządowych zakładów budżetowych w zakresie publicznej usługi hybrydowej, jak również dla sądów, trybunałów, prokuratury, organów ścigania i służby więziennej e-Doręczenia staną się obligatoryjne od 1 października 2029 r.

Jak będzie można korzystać z e-Doręczeń?

Korzystanie z e-Doręczeń będzie możliwe za pośrednictwem skrzynek znajdujących się w szczególności na: mObywatel.gov.pl, edoreczenia.gov.pl, biznes.gov.pl.

Do korzystania z e-Doręczeń wymagany będzie indywidualny, przypisany do każdego użytkownika adres do doręczeń (ADE). Co istotne – adres do doręczeń to NIE TO SAMO co zwykły adres e-mail, ponieważ jest on zbudowany z ciągu znaków (liter i cyfr) o określonym układzie. Adresy do doręczeń są wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Taki adres można uzyskać tutaj: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen.

Docelowo, e-Doręczenia mają zastąpić korespondencję otrzymywaną do tej pory za pośrednictwem ePUAP.

 

Źródło:

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram