Zbliżający się wielkimi krokami koniec roku dla wielu przedsiębiorców wiąże się z koniecznością przeprowadzenia inwentaryzacji. Mimo że dla większości jest to żmudny obowiązek, inwentaryzacja pozwala skontrolować rzetelność zapisów w księgach rachunkowych oraz w porę wykryć nieprawidłowości. Jej staranne przeprowadzenie może uchronić dlatego firmę przed stratami finansowymi. W jaki sposób wykonuje się inwentaryzację i o jakich kwestiach należy pamiętać?

Inwentaryzacja to proces polegający na zliczaniu, sprawdzaniu i zewidencjonowaniu wszystkich składników majątkowych przedsiębiorstwa, jego aktywów i pasywów, w celu ustalenia ich rzeczywistego stanu oraz porównania go ze stanem ewidencyjnym, jak również ustalenia, skąd wynikają ewentualne rozbieżności, jeśli takie stwierdzono.

Szczegółowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji, jej metody i terminy, określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Kiedy przeprowadza się inwentaryzację?

Inwentaryzacja kojarzy się większości przedsiębiorców z obowiązkiem, z którego muszą się oni wywiązać co do zasady na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, co jest sytuacją najczęstszą, remanent należy przeprowadzić zatem ostatniego dnia grudnia. Rokiem obrotowym w myśl ustawy o rachunkowości jest rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych.

Od tej generalnej zasady ustawa przewiduje jednak pewne wyjątki. Jeśli inwentaryzacją objęte są składniki aktywów, z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, powyższy termin zostanie uznany za dotrzymany, gdy inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. W praktyce zatem inwentaryzację roczną można rozpocząć już na 3 miesiące przed końcem roku oraz zakończyć ją w roku następnym, nie później jednak niż 15 stycznia.

Ponadto, nie wszystkie środki trwałe należy poddawać inwentaryzacji corocznie. Przedsiębiorca nie dopuści się naruszenia, jeśli przykładowo przeprowadził inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową raz w ciągu 2 lat, a nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji – raz w ciągu 4 lat. Częstotliwość tę dla poszczególnych składników majątku określają przepisy.

Zwracamy w dodatku uwagę, że inwentaryzację wykonuje się także w innych okolicznościach aniżeli tylko i wyłącznie na ostatni dzień roku obrotowego. Będzie ona wymagana w szczególności na dzień zakończenia działalności oraz na dzień poprzedzający ogłoszenie upadłości firmy lub postawienie jej w stan likwidacji.

Kto jest zobowiązany do przeprowadzania inwentaryzacji?

Inwentaryzacja jest przede wszystkim obowiązkiem wszystkich przedsiębiorstw prowadzących księgę przychodów i rozchodów, zajmujących się handlem i produkcją. Nie oznacza to natomiast, że z remanentu zwolnione są automatycznie przedsiębiorstwa usługowe. Jeśli bowiem do świadczenia określonych usług zakupują one niezbędne do ich wykonania materiały (produkty), wtedy też na koniec roku również powinny one przeprowadzić inwentaryzację.

O ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym również za inwentaryzację, odpowiedzialność ponosi kierownik danej jednostki. W przypadku inwentaryzacji drogą spisu z natury nie jest możliwe, by kierownik jednostki przeniósł odpowiedzialność za te czynności na inną osobę. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy i nie wskazano osoby odpowiedzialnej, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Za nieprzesłanie księgi rachunkowej, jak również za przesłanie jej w stanie nierzetelnym, wadliwym lub po terminie, grozi kara grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych.

Jak przeprowadza się inwentaryzację?

W ustawie o rachunkowości wyodrębniono trzy sposoby przeprowadzania inwentaryzacji. Najbardziej znanym z nich jest spis z natury, jednakże nie zawsze znajdzie on zastosowanie. Wybór metody dokonywania inwentaryzacji pozostaje uzależniony od rodzajów posiadanych aktywów i pasywów. Przedsiębiorca nie ma tu zatem możliwości wyboru najbardziej odpowiadającego mu ze sposobów.

1. Inwentaryzacja drogą spisu z natury, polegająca na wycenie ilości, porównaniu wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu ewentualnych różnic, dotyczy: aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
2. Inwentaryzację drogą potwierdzenia salda, a więc otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów wraz z wyjaśnieniem i rozliczeniem ewentualnych różnic, stosuje się w przypadku: aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
3. Inwentaryzacja drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami wraz z weryfikacją tych składników znajdzie zastosowanie w specyficznych przypadkach, gdy nie jest możliwe dokonanie spisu z natury lub uzgodnienie sald z kontrahentami dla powyższych środków. Ponadto tę metodę wykorzystuje się w szczególności dla środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach – należności zagrożonych, jak również aktywów i pasywów niewymienionych we wcześniejszych punktach.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji powinno się odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Jeśli w toku inwentaryzacji dojdzie natomiast do ujawnienia pewnych różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, rozbieżności te należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Czy od przeprowadzania inwentaryzacji można odstąpić?

Istnieją tylko dwa przypadki, w których możliwe będzie odstąpienie od przeprowadzania inwentaryzacji. Taką sytuacją jest po pierwsze połączenie lub podział jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji. Odstąpienie od przeprowadzania inwentaryzacji będzie dopuszczalne także w razie zawieszenia działalności, pod warunkiem, że jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.