Nieregularne płatności, które niestety nie są rzadkością w branży transportowej to efekt nawiązywania współpracy z nierzetelnymi kontrahentami. Oczywiście pewnych zdarzeń nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jednak dysponując  wiedzą o tym, z kim wiążemy się umową, możemy ustrzec się przynajmniej przed częścią negatywnych skutków. Jako że na co dzień mamy do czynienia z wieloma takimi przypadkami, dzisiaj chcielibyśmy zwrócić uwagę naszych Klientów na to, w jaki sposób mogą oni zweryfikować wiarygodność przyszłych kontrahentów z branży TSL.

Od czego zacząć? KRS i CEIDG

Zanim przystąpimy do zapoznawania się z opiniami w sieci, czy przeglądania internetowych forów, rekomendujemy, aby w pierwszej kolejności zajrzeć do KRS lub CEIDG. To właśnie tam dowiemy się, czy nasz przyszły kontrahent w ogóle istnieje i wciąż działa. Od kiedy prowadzi działalność, jak wygląda jego sytuacja finansowa.

• KRS to Krajowy Rejestr Sądowy, w którym znajdują się dane rejestrowe spółek prawa handlowego. Jeżeli więc potencjalny kontrahent prowadzi działalność np. w formie spółki z o.o., akcyjnej, komandytowo-akcyjnej, jawnej, czy partnerskiej, w rejestrze musi widnieć o tym wyraźna wzmianka.
• CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. W tym miejscu możemy sprawdzić działających w Polsce przedsiębiorców (osoby fizyczne) oraz wspólników spółek cywilnych.
• *Biała Lista Podatników – to miejsce pozwalające na sprawdzenie czynnych podatników VAT. To również tam dowiemy się, na jakiej podstawie naszemu kontrahentowi odmówiono rejestracji lub wykreślono go z systemu.
• *VAT Information Exchange System (VIES) – system VIES jest dedykowany przedsiębiorcom, którzy planują nawiązać współpracę międzynarodową.

Na jakie informacje zawarte w rejestrach powinniśmy zwrócić szczególną uwagę?

Adres siedziby – za pomocą Map Google zobaczmy, gdzie dokładnie znajduje się firma/spółka, w jakim budynku lub miejscu jest zlokalizowana. Już na tym etapie możemy zyskać cenne informacje i wstępny „obraz” naszego kontrahenta.

Zarząd i pełnomocnictwo – zweryfikujmy, kto zasiada w zarządzie, kto jest uprawniony do reprezentowania spółki. To właśnie te osoby finalnie będą zobowiązane do dokonania płatności i to z tymi przedstawicielami będziemy kontaktować się przez cały czas trwania zlecenia. W tym miejscu sprawdźmy ponadto, czy w ostatnim czasie nie doszło do zmian w zarządzie.

Sprawozdanie finansowe – aby ocenić kondycję spółki, zapoznajmy się z jej sprawozdaniem finansowym. Spółka powinna składać je raz w roku. Sygnałem ostrzegawczym może być zatem dla nas brak takiego dokumentu.

Pamiętajmy, że to również z rejestru KRS dowiemy się, czy w przypadku spółki nie nastąpiło otwarcie postępowania likwidacyjnego, upadłościowego lub ustanowienia kuratora. W chwili nawiązywania nowej współpracy są to informacje kluczowe.

Jak sprawdzić, czy nasz kontrahent ma długi?

Po zapoznaniu się z podstawowymi informacjami na temat spółki lub firmy kolejnym krokiem, który warto wykonać, jest sprawdzenie długów. Gdzie? Są to przede wszystkim bazy informacji gospodarczych. Należy do nich:

• Krajowy Rejestr Długów (KRD)
• Biur Informacji Gospodarczej (BIG) ERIF
• Biuro Informacji Kredytowej (BIK)
• Biuro Informacji Gospodarczej Monitor
• Rejestr Niewypłacalnych Dłużników

Niektóre firmy, w szczególności duże przedsiębiorstwa przewozowe korzystają z usług tzw. wywiadowni gospodarczych, które odpłatnie pozyskują informacje o sytuacji gospodarczej podmiotów i przygotowują na ten temat szczegółowe raporty.

Zalecamy natomiast, aby zachować ostrożność, gdy zetkniemy się z dokumentem określanym jako certyfikat rzetelności, wiarygodności płatniczej. Niestety zdarza się, że wiele firm po prostu je kupuje. Nie będą one w takiej sytuacji do końca wiarygodnym źródłem.

Jak kontrahenta oceniają inni?

Internet to potężne źródło informacji na różnorodny temat. To również w tym miejscu zetkniemy się z opiniami innych osób, które miały już okazję współpracować z naszym potencjalnym kontrahentem. Opinii na temat wybranej firmy lub spółki możemy poszukiwać przede wszystkim w wyszukiwarce Google, gdy ma ona utworzoną wizytówkę Google Moja Firma. Będzie to również jej strona internetowa, czy konto na Facebooku.

Jeżeli w tych miejscach nie uzyskaliśmy jednak wystarczających informacji, odwiedźmy liczne fora i grupy internetowe zrzeszające przewoźników, takie jak m.in. Transportowcy: https://www.facebook.com/groups/367840560748020. To właśnie na takich portalach często zdobywamy wiele przydatnych wskazówek.

Aktywność firmy w Internecie

W ocenie kontrahenta możemy ponadto posiłkować się jego działalnością w sieci. Sporo dowiemy się przede wszystkim z jego strony internetowej, a także kont w mediach społecznościowych. Czy są one profesjonalnie, czytelne, bogate w treści? Czy firma prowadzi je regularnie i aktywnie? Rosnąca konkurencja wymusza dzisiaj na przedsiębiorcach silne zabieganie o uwagę Klientów. Firmy, które chcą cieszyć się zaufaniem wśród grupy docelowej, dbają dlatego o swój wizerunek również w Internecie.

Wsparcie kancelarii transportowej

Wielu przedsiębiorców nie dysponuje wystarczającą ilością czasu, aby naprawdę dokładnie zweryfikować swojego przyszłego kontrahenta. Zwłaszcza że czasami czynność tę powinniśmy wykonać nawet kilkukrotnie, ponieważ sytuacja finansowa przedsiębiorstwa może zmieniać się bardzo dynamicznie. Takie osoby zapraszamy do kontaktu z wyspecjalizowaną w tych czynnościach kancelarią transportową. Specjaliści LEGALTRANS przygotują dla Państwa rzetelną analizę każdego ze wskazanych podmiotów, a także pomogą w sporządzaniu korzystnej i uczciwej umowy, stanowiącej podstawę przyszłej współpracy.