Lada moment w życie wchodzi KSeF. Pierwsza grupa podmiotów zostanie nim objęta już od 1 lutego br. System przewiduje jednak pewne wyłączenia – nie w każdym przypadku istnieć będzie obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Jacy nabywcy nie muszą otrzymywać faktur ustrukturyzowanych i jak w takim razie przesyłać im dokumenty księgowe?

 

W zakresie wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF system ten nie będzie obligatoryjny dla wszystkich. Wyłączeniom podlegają zarówno niektórzy podatnicy (sprzedawcy, wystawcy), jak i nabywcy (kontrahenci). Problematyczna może być jednak sytuacja, w której podatnik wystawia faktury za pośrednictwem KSeF, ale jego odbiorca nie korzysta z tego systemu, bo nie ma takiego obowiązku.

Na rzecz jakich podmiotów nie trzeba będzie wystawiać faktur w KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. W ust. 2 tego przepisu znalazł się jednak katalog podmiotów wyłączonych z tego obowiązku.

 

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:

 

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej w Polsce, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, czyli na rzecz konsumentów, w transakcjach B2C;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, czyli podatnika z siedzibą w innym państwie członkowskim UE, którego sprzedaż spełnia określone warunki.

 

Ważne: Oznacza to, że podmioty wskazane powyżej będą mogły wystawiać faktury poza KSeF, w do tej pory stosowanych formach, czyli np. w formie papierowej lub elektronicznej (PDF). W art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT dopuszczono jednak możliwość, by w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnik wystawiał faktury ustrukturyzowane. Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF na rzecz m.in. konsumentów (B2C) będzie tym samym dobrowolne. Podatnik sam zadecyduje, czy wygodniej jest mu wystawiać faktury poza KSeF, czy za pośrednictwem systemu.

Jak przekazać fakturę podmiotowi, który z KSeF nie korzysta?

Jeśli nabywca faktury nie korzysta z KSeF, pojawia się kolejne pytanie – jak przekazać mu taki dokument, skoro nie można zrobić tego za pośrednictwem systemu? W tym przypadku z odpowiedzią przychodzi art. 106gb ustawy o VAT.

 

Z treści tego przepisu wynika, że gdy m.in.:

 

• miejscem świadczenia jest terytorium innego państwa UE lub terytorium państwa trzeciego,
• nabywca nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czyli sprzedaż następuje na rzecz kontrahenta zagranicznego,
• nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1,
• nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument)

 

– fakturę ustrukturyzowaną udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

 

Przepisy nie doprecyzowują jednak, o jaką konkretnie formę czy sposób udostępnienia faktury nabywcy chodzi, ani też nie wskazują żadnej preferencji, pozostawiając to do ustalenia stronom.

 

Rekomendujemy w związku z tym, by jak najszybciej uzgodnić z nabywcami preferowaną formę udostępniania faktur, jeśli nie są oni zobligowani do stosowania KSeF.

Kiedy pojawia się obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR?

Jeśli faktura ustrukturyzywoana, czyli wystawiona w KSeF, zostanie:

 

• udostępniona nabywcy niepodlegajacemu KSeF w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
• użyta poza KSeF

 

– wtedy musi zostać oznaczona przez jej wystawcę kodem QR, czyli kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur i weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

 

Jeśli więc mimo wyłączenia podatnik będzie wystawiał wszystkie faktury w KSeF, to wtedy ma obowiązek, by przekazując je nabywcom w sposób z nimi uzgodniony i odbywający się poza KSeF, oznaczać je dodatkowo kodem QR.

 

Ważne: Kody QR mają umożliwiać wizualizację faktury oraz upewnienie się, że taki dokument na pewno został wystawiony w KSeF oraz dokonał tego uprawniony podmiot. Dzięki kodom QR nabywca będzie mógł także znaleźć fakturę w KSeF – i to nawet wtedy, gdy nie jest w nim uwierzytelniony.

 

Kody QR muszą pojawić się na każdej fakturze, która zostanie udostępniona nabywcy poza KSeF lub użyta poza KSeF, niezależnie od tego, czy nabywca będzie faktycznie szukał jej potem w KSeF, czy nie. Podatnik nie może tym samym założyć na podstawie indywidualnych przypuszczeń, że jego kontrahent “najpewniej nie będzie chciał posłużyć się KSeF do znalezienia faktury”.

 

Podsumowując:

 

• wyłączenie z wystawiania faktur z KSeF dotyczy zarówno niektórych dostawców, jak i nabywców,
• gdy nabywca nie ma obowiązku używania KSeF, fakturę należy przekazać mu w sposób z nim uzgodniony oraz oznaczyć obowiązkowo kodem QR,
• w przypadku, gdy m.in. faktury są wystawiane na rzecz konsumentów, można, na zasadzie dobrowolności, wystawiać je za pośrednictwem KSeF (w transakcjach B2C i kontrahentom zagranicznym fakturę tę należy przekazać jednak odbiorcy w sposób z nim uzgodniony, np. w formie elektronicznej lub papierowej, z kodem QR).

 

Przypomnienie:

Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe z początku tylko dla podmiotów, których sprzedaż wraz z podatkiem VAT przekroczy w 2024 r. kwotę 200 mln zł. Pozostali podatnicy, z nielicznymi wyjątkami, będą musieli obligatoryjnie wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Jednak od 1 lutego 2026 r. za pośrednictwem KSeF nastąpi odbiór faktur kosztowych od największych podmiotów, zobowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w pierwszej kolejności.