Kolejne zmiany na 2022 r. Tym razem dotyczą one nowego systemu wystawiania faktur. Nowe przepisy, które wprowadzają Krajowy System e-Faktur (KSeF), obecnie muszą zostać jedynie zatwierdzone przez Prezydenta RP oraz opublikowane w Dzienniku Ustaw. Czym dokładnie jest KSeF i jakie korzyści daje? Jak przygotować się na nowe regulacje?

Wystawianie faktur w KSeF, który ma pojawić się od stycznia 2022 r., będzie z początku dobrowolne. Jednak już od 2023 r. korzystanie z nowego systemu stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców. To kolejne duże zmiany, do których muszą zaadaptować się firmy w naszym kraju.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, mający służyć wystawianiu oraz przechowywaniu tzw. faktur ustrukturyzowanych.

Każda faktura po wpisaniu wymaganych danych otrzyma swój własny, unikalny numer identyfikujący. Zostanie także zweryfikowana przez system pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Zadaniem KSeF będzie ponadto kontrola prawidłowości przedstawianych na fakturze informacji. W efekcie organy podatkowe uzyskają większe możliwości w zakresie weryfikacji i analizy.

e-Faktura będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu, w którym zostanie przyznany jej numer identyfikujący. Faktura ustrukturyzowana ma występować w formacie XML. Jej wystawienie stanie się możliwe z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub programów komercyjnych.

Kogo obejmuje KSeF?

Z KSeF mogą, a od 2023 r. będą musieli korzystać:

• Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

KSeF i jego korzyści dla przedsiębiorców

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych, które będą przechowywane w KSeF, ma na celu zwiększenie kontroli nad wystawianymi przez podatników dokumentami, uszczelnienie podatku VAT oraz walkę z tzw. szarą strefą. Stanie się to możliwe, ponieważ organy podatkowe zyskają dostęp do większej liczby danych, pozwalających na weryfikację i analizę. Planowanemu wzrostowi dochodów do budżetu państwa mają jednak towarzyszyć również korzyści dla samych użytkowników.

Co zdaniem Ministerstwa Finansów zyskają przedsiębiorcy wystawiający faktury w KSeF? Wskazuje się tu przede wszystkim na możliwość bezpieczniejszego rozliczania się z kontrahentami, co w efekcie przyczyni się do poprawy ich płynności finansowej. Przedsiębiorcy mogą liczyć także na krótszy termin oczekiwania na zwrot VAT-u, nawet o 1/3. Termin ma ulec skróceniu o 20 dni (z 60 na 40). Ponadto ze względu na to, że faktury będą wystawiane według jednego, ujednoliconego wzoru, proces ich wystawiania i doręczenia stanie się wygodniejszy, sprawniejszy i szybszy. 

KSeF w praktyce, czyli coraz mniej czasu na przygotowanie się do nowych regulacji

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w praktyce oznacza ogromne zmiany w sposobie wystawiania i otrzymywania faktur, a co za tym idzie – całej księgowości. Skuteczność i efektywność tych działań będzie zależeć przede wszystkim od rozwiązań technicznych. Największe obawy i zastrzeżenia budzi w tym miejscu po raz kolejny tempo wprowadzanych zmian oraz wyjątkowo niewielka ilość czasu na zapoznanie się z systemem i skomplikowanymi regulacjami prawnymi. A przypomnijmy, że przedsiębiorcy, poza samym KSeF muszą przygotować się także na pozostałe zmiany, które na początku nowego roku wejdą w życie wraz z Nowym Ładem.

Bezpieczeństwo danych w systemie

Krótki czas na wdrożenie i zapoznanie się ze zmianami to jedno. Kolejne wątpliwości pojawiają się w odniesieniu do bezpieczeństwa danych, które będą gromadzone i przechowywane w systemie. Ministerstwo Finansów wskazuje jednak, że dane oraz komunikacja w KSeF podlegają szyfrowaniu. Do autoryzacji, uwierzytelniania w systemie mają zostać wykorzystywane zabezpieczenia o najwyższym poziomie skuteczności i niezawodności, m.in. certyfikaty kwalifikowane oraz profil zaufany. Dane mają być ponadto multiplikowane oraz zapisywane w kopiach zapasowych. W ten sposób zostaną zabezpieczone przed utratą.

Jedną z kluczowych kwestii stanowi także sam dostęp do znajdujących się w systemie informacji. W odniesieniu do danych szczegółowych ma on być możliwy tylko w określonych sytuacjach. Wskazuje się tu przede wszystkim na:

• Czynności kontrolne,
• Czynności sprawdzające,
• Postępowanie podatkowe,
• Działalność analityczną, prognostyczną i badawczą dotyczącą zjawisk pozostających we właściwości KAS.

Zgodnie z informacjami przedstawianymi przez Ministerstwo Finansów, dostęp do danych stanie się możliwy jedynie po uzyskaniu określonych uprawnień w systemie przez mającego przeprowadzić kontrolę pracownika KAS. Wniosek, w którym będzie on ubiegać się o przyznanie uprawnień, powinien ponadto zostać podpisany przez kierownika jednostki wnioskującej.