Polskich przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służący wystawianiu, udostępnianiu i przechowywaniu faktur ustrukturyzowanych, z pewnymi wyjątkami stanie się obligatoryjny od 1 lipca 2024 r. W ostatnich dniach Prezydent podpisał ustawę  z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzającą ujednolicony program do wystawiania i otrzymywania ustrukturyzowanych faktur drogą elektroniczną.

Dla pewnej grupy przedsiębiorców KSeF może nie być już rozwiązaniem nowym, ponieważ od początku 2022 r. udostępniono go do użytku dobrowolnego, nieobligatoryjnego. Faktury ustrukturyzowane istnieją tym samym obok faktur papierowych i elektronicznych. Wszystko zmieni się jednak za rok, ponieważ od 1 lipca 2024 r. zostanie wprowadzony obowiązek e-fakturowania, a więc wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Niektórzy będą mieli jednak nieco więcej czasu, aby przygotować się na planowane zmiany. Mowa o małych i średnich przedsiębiorstwach, będących zarazem podatnikami zwolnionymi podmiotowo i przedmiotowo z podatku VAT, którzy zaczną korzystać z KSeF pół roku później – od 1 stycznia 2025 r.

Mimo że do wdrożenia nowych przepisów z pozoru jest jeszcze trochę czasu, rekomendujemy, aby z całym systemem zacząć oswajać się odpowiednio wcześniej, co pozwoli uniknąć Państwu niepotrzebnego stresu i nerwów, a w przyszłości również ryzyka nałożenia kar (te będą przewidziane  od 1 stycznia 2025 r. za wystawianie faktur poza KSeF). W tym przypadku równie ważne pozostaje zapoznanie się z wprowadzonymi regulacjami prawnymi, co kwestiami technicznymi i organizacyjnymi.

KSeF – wyłączenia

Pod KSeF nie będą podlegać wszystkie z dokumentów wystawianych przez podatników. Wyłączenia obejmują w szczególności faktury konsumenckie (faktury B2C), bilety spełniające funkcję faktury oraz paragony na płatnych autostradach, a także faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS. Nowe przepisy zlikwidują w dodatku noty korygujące w KSeF i poza KSeF.

KSeF – korzyści podatkowe i biznesowe

KSeF to szereg nowych obowiązków dla podatników, ale i wiele korzyści podatkowych i biznesowych, które wiążą się z wprowadzeniem jednolitego standardu e-faktury. Warto wspomnieć w szczególności o:

• zautomatyzowaniu i ustandaryzowaniu procesu wystawiania faktur,
• usprawnieniu obiegu dokumentów,
• przyspieszeniu i uproszczeniu fakturowania, w tym korygowania faktur, m.in. dzięki braku konieczności wysyłania faktur do odbiorcy (fakturę ustrukturyzowaną wprowadza się do systemu, gdzie zostaje nadany jej unikalny numer identyfikujący – w momencie jego uzyskania taką fakturę będzie uznawać się za wystawioną i otrzymaną)
• zredukowaniu liczby obowiązków podatników, w szczególności w postaci braku konieczności przesyłania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
• skróceniu terminu dokonywania zwrotu podatku VAT naliczonego – z 60 dni do 40 dni,
• szybszym dostępie do informacji oraz wymiany danych pomiędzy przedsiębiorcami,
• braku konieczności wystawiania duplikatów faktur, ze względu na usługę przechowywania i archiwizowania dokumentów przez okres wynoszący 10 lat.