Z wydatkami na odzież zaliczanymi do kosztów podatkowych należy obchodzić się z dużą ostrożnością. Przedsiębiorcy powinni być świadomi tego, że skarbówka co do zasady nie zapatruje się na nie przychylnie i w wielu przypadkach może zanegować takie rozliczenie. Jednak nie zawsze. Istnieje bowiem kategoria ubrań, która może zostać legalnie i bezpiecznie ujęta jako koszt uzyskania przychodu obniżający podstawę opodatkowania.

 

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 23 tejże ustawy, zawierającym katalog kosztów wyłączonych od kosztów uzyskania przychodów.

 

Mając na względzie stanowiska organów skarbowych, to, co jest istotne dla możliwości legalnego zaliczenia danego wydatku jako koszt uzyskania przychodu, to przede wszystkim:

 

• istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy danym wydatkiem a osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodu przedsiębiorcy i prowadzoną działalnością,
• odpowiednie udokumentowanie poniesionego wydatku,
• brak obecności wydatku w wykazie znajdującym się w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

 

Spełnienie wszystkich tych wymogów łącznie powinno być dlatego punktem wyjścia do rozważań, czy dany wydatek może być rozpatrywany jako koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy, niezależnie od tego, czy mówimy o odzieży, czy o innych przedmiotach wykorzystywanych w prowadzonej działalności.

 

Kiedy odzież może być kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy?

Nie każda odzież zakupiona przez przedsiębiorcę na firmę będzie legalnym kosztem uzyskania przychodu. Organy podatkowe co do zasady nie uważają bowiem, że wygląd zawdzięczany odpowiednim ubraniom pozostaje w bezpośrednim związku z osiąganymi przychodami, ich zabezpieczeniem czy zachowaniem.

 

Należy dlatego zachować szczególną ostrożność przy księgowaniu tego rodzaju wydatków.  Taka pokusa pojawia się w szczególności w zawodach, gdzie preferowany czy też wymagany jest nienaganny ubiór. Garnitury, płaszcze, koszule, sukienki – tego rodzaju odzież w większości przypadków, mimo że nie znajduje się w katalogu z art. 23 ustawy o PIT, zostanie zanegowana przez fiskusa jako wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu.

 

A dzieje się tak dlatego, że ubrania tego typu wciąż mają osobisty charakter i nie można ich zaklasyfikować ściśle jako wydatków związanych typowo z prowadzoną działalnością. Stałoby się tak natomiast, gdyby zostały one opatrzone firmowym logo, czy to w postaci nadruków, czy naszywek, jeśli trwale utraciłyby osobisty charakter. To pierwszy przypadek, w którym przedsiębiorca mógłby potraktować zakup odzieży jako koszt uzyskania przychodu. W zakresie tego zagadnienia Dyrektor KAS wypowiedział się m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 30 stycznia 2020 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.687.2019.1.KS.

 

Drugi odnosi się do odzieży ochronnej, niezbędnej dla zachowania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, której to z oczywistych powodów nie można przypisać osobistego charakteru. Również w tym przedmiocie wypowiedział się fiskus, w interpretacji indywidualnej z dnia 28 marca 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.98.2025.2.AA, przychylając się do stanowiska zaprezentowanego przez wnioskodawcę, prowadzącego firmę w zakresie budownictwa i projektowania infrastruktury drogowej.

 

W przypadku tego rodzaju zawodów odzież odgrywa szczególną rolę, ponieważ jest jednym z elementów zapewniających bezpieczeństwo pracy w specyficznych warunkach. Do odzieży roboczej, traktowanej jako koszt uzyskania przychodu, zalicza się m.in. rękawice ochronne, okulary i kaski ochronne, specjalne buty zabezpieczające przed urazami, kurtki wyposażone w oznaczenia odblaskowe, fartuchy, maseczki. Tego rodzaju wydatki przedsiębiorcy mogą księgować tym samym w swoich firmowych kosztach, pamiętając jednak o ich odpowiednim udokumentowaniu.