Obowiązkiem każdego pracodawcy, który zatrudnia pracowników jest prowadzenie dokumentacji kadrowej. Zasady zgodnie z którymi należy postępować określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Pracodawca winien pamiętać, że akta osobowe powinien prowadzić odrębnie dla każdego zatrudnionego pracownika, bez względu na liczbę osób zatrudnionych.

Akta osobowe, bo o nich będzie mowa powinny składać się z trzech podstawowych części jakimi są: część A, B oraz C. Część A powinna zawierać dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, przedłożone przez pracownika. W części kolejnej B znajdują się dokumenty wynikające z nawiązania stosunku pracy, a także związane z przebiegiem zatrudnienia. Część C powinna zawierać dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy danego pracownika.
Poniżej przedstawię podstawowe dokumenty, które powinny pojawić się w poszczególnych częściach. Dodatkowo nadmienię, że niektóre z nich można znaleźć w załącznikach do w/w rozporządzenia.

Część A powinna zawierać:
a) kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
b) świadectwa pracy potwierdzające okresy zatrudnienia,
c) dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
d) zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
e) inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B powinna zawierać:
a) kwestionariusz osobowy dla pracownika,
b) umowę stosunku pracy,
c) zaświadczenie pracownika o ukończeniu szkolenia BHP,
d) PIT-2,
e) oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
f) oświadczenie dotyczące równego traktowania,
g) zaświadczenie o numerze rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia,
h) orzeczenia lekarskie dotyczące badań okresowych i kontrolnych.

Dodatkowo w tej części mogą się pojawić: oświadczenia pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14, umowa o zakazie konkurencji (jeżeli strony zawarły taką umowę), aneksy do podpisanej wcześniej umowy, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego oraz inne dokumenty, które są związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika .

Część C powinna zawierać:
a) zaświadczenie o przerwaniu stosunku pracy (wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy),
b) żądanie wydania świadectwa pracy, a także żądanie dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
c) kopię świadectwa pracy,
d) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy,
e) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (o ile umowy zawarły taka umowę),

Należy pamiętać, że dokumenty zawarte w poszczególnych częściach powinny być ułożone w sposób chronologiczny oraz ponumerowane. W aktach osobowych nie można przechowywać oryginałów dokumentów tylko kserokopie, bądź odpisy. Oryginały pracownik może przedłożyć pracodawcy do wglądu. Termin przechowywania dokumentacji kadrowej danego pracownika to okres 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy. Należy także zadbać o to, aby dokumenty nie uległy uszczerbku, czy też całkowitemu zniszczeniu.

 

Autor: Kornelia Kiełtyka