Wysyłanie towarów kontrahentom spoza obszaru Unii Europejskiej na fakturze pro forma pociąga za sobą konieczność zapłaty podatku od towaru i usług (VAT). Jak w takim razie przeprowadzać tego rodzaju transakcje, aby nie wiązały się dla nas z ryzykiem naruszenia przepisów prawnych?

Faktura pro forma

Dla zrozumienia problematyki tego zagadnienia należy rozpocząć od wyjaśnienia, czym dokładnie jest faktura pro forma.

Faktura pro forma to dokument, który wystawia się kontrahentowi w celu poinformowania go przede wszystkim o szczegółach transakcji oraz przewidywanych płatnościach. Jest traktowana jako element oferty, mający na celu przedstawienie drugiej stronie umowy, jak będzie wyglądać faktura rzeczywista

Pamiętaj: faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i dowodem księgowym zrealizowanej transakcji. Nie przenosi prawa własności oraz nie stanowi także podstawy do uiszczenia opłaty.

Wysyłka towarów poza obszar UE na fakturze pro forma

Przedsiębiorcy, którzy:

• Dostarczają towary takie jak próbki, zamienniki w ramach reklamacji, czy towary na badania
• Kontrahentom spoza obszaru UE
• Na fakturze pro forma

– mają obowiązek zapłaty VAT.

Przesyłanie towarów jedynie na podstawie faktury pro forma jest traktowane jako darowizna. Wymaga zatem odprowadzenia daniny publiczno-prawnej do budżetu państwa. Transakcja ta nie jest jednak wykazywana jako eksport towarów w JPK VAT, a zapisywana (księgowana) w dokumencie wewnętrznym ze stawką 23%.

Definicja umowy darowizny została zawarta w art. 888 § 1 kodeksu cywilnego i brzmi następująco: „Przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku”.

O czym jeszcze powinni pamiętać przedsiębiorcy wysyłający towary do państw spoza obszaru UE na fakturze pro forma? Taka czynność nie jest klasyfikowana jako dostawa towarów, co oznacza, że nie dochodzi tu do przeniesienia prawa własności. To nadawca towaru (wysyłający) jest jedyną osobą uprawnioną z tytułu wszystkich dokumentów potwierdzających wysyłkę. Również on pozostaje w ich posiadaniu.  Dokumenty te nie upoważniają go jednak do rozliczenia obniżonej do 0% stawki VAT z tytułu eksportu towaru.

Ważne: Art. 7 ust. 3 ustawy o podatku od towaru i usług wskazuje, że w rozumieniu tych przepisów, za dostawę towarów nie uważa się przekazywania prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Za prezenty małej wartości są uznawane towary przekazywane przez podatnika jednej osobie o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku) oraz których jednostkowa cena nabycia lub jednostkowy koszt wytworzenia nie przekraczają 20 zł (art. 7 ust. 4 pkt 1 i 2).

Jaką formę transakcji wybrać?

Mimo że przepisy kodeksu cywilnego dają nam swobodę w zakresie kształtowania umów, musimy jednak pamiętać, aby podejmowane przez nas działania pozostawały zgodne z prawem. Należy mieć również na względzie, że każda z wybranych form jest obarczona pewnymi wymogami, które powinny zostać spełnione przy jej zastosowaniu. W innym przypadku tj. ich niedopełnienia możemy liczyć się z konsekwencjami prawnymi.

Jeśli zdecydowaliśmy się na wysyłkę próbek, najlepiej zrobić to w formie sprzedaży. Rekomendowaną formą dla reklamacji jest natomiast procedura uszlachetniania czynnego lub biernego.